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案内状の必須項目

ギャラリーの手配が済み、開催期日が決まったら、展覧会の案内状(DMと呼ぶことも多いです)を作りましょう。案内状に必要な情報項目として、以下のようなものが挙げられます。

●展覧会の名称
●会期および時間
●ギャラリーの名称
●会期中のギャラリー閉館日
●作家名とプロフィール
●地図とギャラリーの連絡先・WebサイトURL
●駐車場の有無
●作家のWebサイトやブログ、SNSアカウントなどのURL

ギャラリーが主催する企画展の場合、案内状やDMはギャラリー側で作ってくれることが多いです。その場合、先方の指定した作品写真やプロフィルのテキストを、スケジュールに間に合うよう送付しましょう。

自宅でのプリント

プリンターが高性能になり、高画質印刷用の用紙が手軽に手に入るようになり、自宅のプリンターでも、きれいな印刷物を作れるようになりました。しかし、家庭用のプリンターは大量印刷には向きません。A4サイズで20~30枚程度であれば難なくプリントできますが、インクカートリッジが小さいために、印刷途中で色がかすれてしまったり、大量に印刷するとかえってインク代が高く付いてしまいます。印刷枚数が少ない場合や、急ぎで手元に案内状が必要なときに使うのがいいでしょう。

コピー機でのプリント

コンビニなどにあるコピー機を使うのも手軽な印刷方法です。100~200枚程度が必要な場合は、自宅のプリンターで1部を印刷して、それを元にコピー機で大量に印刷すると、自宅でのプリントよりも割安で早く仕上がります。裁断の手間を掛けられるならば、大きなサイズの用紙に面付けしてプリントし、裁断するとコストを下げられます。

ハガキサイズ用紙にコピーしたいときは、用紙持ち込み対応のコピーを設置しているところを利用しましょう。キンコーズ東京リスマチックなどオンデマンド印刷ショップでは、用紙持ち込みによるセルフコピーに対応しています。大きなサイズのポスターや、ギャラリー入り口に掲出するパネルを作るときにも、オンデマンド印刷ショップは重宝します。

ネット印刷

目安として300枚以上を印刷する場合や、印刷用の入稿データが作れるのであれば、インターネット経由で注文できる印刷業者を使うと、より高品質なものが作れます。入稿データはIllustratorやPhotoshopで制作したものにのみ対応しているところがほとんどです。印刷会社が提供している、無料のテンプレートファイルを利用して、各社の入稿規定に沿ってデータを作成します。「画像は印刷ファイルに埋め込まず、リンクで配置する」「文字データはアウトライン化する」「フチ無し印刷時には、塗り足しを付ける」といった入稿データ作成時の一般的な共通ルールのほかに、「Illustratorの保存バージョン指定」や「印刷見本のキャプチャ送付」「ファイル名の付け方」など、会社ごとに入稿時のルールは異なりますので、注意しましょう。別料金で入稿データ作成・デザイン制作に対応している印刷会社もありますので、必要に応じて使い分けできます。

ネットの印刷会社では、料金表が提示されており、「紙の種類・厚さ」「印刷の色数(1色・4色・特色)」「印刷部数」「特殊加工の有無」「納品までのスピード」を指定すると、事前に印刷料金が分かります。なるべく同じ条件でいくつかの印刷会社の料金を比較して、より安いところを選ぶとコストは削減できますが、品質の差は印刷物を見ないと判別ができません。あらかじめいくつかの印刷会社に目星を付けて、印刷サンプルを送ってもらってから判断すると、ミスマッチを防げます。

★主なネット印刷会社
印刷のウエーブ
グラフィック
グラビティ
印刷通販の栄光
キングプリンターズ
印刷自販機.com
プリントパック

配布は手渡しもしくは郵送が効果的

印刷が仕上がったら、友人・知人を中心に案内状を配布します。会場となるギャラリーや、事前にギャラリーに渡しておくと、交流のあるギャラリーに広めてくれるケースもあります。枚数に余裕があれば近隣のお店などに交渉しておかせてもらうのもいいでしょう。ただし、飛び込みで置かせてもらえる場所は、他の案内状やフライヤー・チラシも置いてある場所でもあるため、競争率が高く、手に取ってもらえる確率はかなり低いものです。枚数に余裕がないのであれば、行く先々で一言を添えて手渡したり、一筆添えて郵送したほうが、来訪率も上がります。